Digitale Arbeitsanleitungen in der Produktion einheitlich und verständlich gestalten

In vielen Produktionsbereichen helfen Anleitungen im Alltag zu wenig. Sie sind zu lang, zu uneinheitlich, zu komplex oder nur als papierbasierte Dokumente verfügbar. Gleichzeitig geht mit dem Ausscheiden erfahrener Fachkräfte wichtiges Erfahrungswissen verloren, das in formalen Arbeits- oder Verfahrensanweisungen oft nicht sauber dokumentiert ist.

Das Fraunhofer IFF unterstützt Unternehmen dabei, Erfahrungswissen systematisch zu erfassen und direkt in den Arbeitsprozess zu integrieren – als digitale Arbeitsanleitungen, die bestehende Verfahrensdokumente um praxisnahes Wissen ergänzen und im Alltag tatsächlich nutzbar machen. Ziel ist, Wissen so aufzubereiten, dass Mitarbeitende es direkt im Arbeitsprozess finden, verstehen und anwenden können. Das senkt den Suchaufwand, erleichtert die Einarbeitung und schafft mehr Einheitlichkeit im Ablauf. Wo sinnvoll, unterstützen KI-gestützte Werkzeuge dabei, diesen Prozess auf weitere Anweisungen zu skalieren.

Fachkräftemangel und demografischer Wandel werden in Unternehmen vor allem als Rekrutierungsproblem diskutiert. Das eigentliche Risiko liegt häufig woanders: im stillen Verlust von Erfahrungswissen, das nie systematisch dokumentiert wurde. In Produktion, Instandhaltung und Qualitätssicherung zeigen sich dafür typische Muster:

• Neue Mitarbeitende brauchen unverhältnismäßig lange für die Einarbeitung, weil formale Arbeitsanweisungen den Kontext nicht liefern, den erfahrene Kolleginnen und Kollegen mündlich weitergeben.
• Fehler entstehen nicht aus Unwissen, sondern weil relevante Hinweise aus der Praxis in keinem Dokument stehen, oder weil bestehende Verfahrensanweisungen so komplex sind, dass sie im laufenden Prozess kaum verwendet werden.
• Es gibt gewachsene Dokumente, aber keine klare Linie in Struktur, Sprache und Darstellung. Mehrere Personen arbeiten an einer Anleitung, Inhalte ändern sich laufend, Details werden ergänzt, aber selten sauber neu geordnet.

Formale Arbeits- und Verfahrensanweisungen sind dabei nicht das Problem – sie erfüllen ihre Funktion im Qualitätsmanagement und sind häufig regulatorisch vorgeschrieben. Was fehlt ist die Schicht darunter: das kontextuelle, situative Erfahrungswissen, das Novizinnen und Novizen von Expertinnen und Experten unterscheidet.

Das Fraunhofer IFF verbindet arbeitswissenschaftliche Basis mit didaktischer Kompetenz und stellt dabei die Menschen in den Mittelpunkt, die mit den Arbeitsanleitungen täglich umgehen.

Wir starten nicht mit einem Tool, sondern mit der realen Arbeitssituation. In einem strukturierten Analyseprozess wird zunächst erfasst, wie ein Arbeitsprozess tatsächlich abläuft: Wo entstehen Unsicherheiten? Welches Wissen holen sich Mitarbeitende bei Kolleginnen und Kollegen, weil die formale Anweisung nicht reicht? Welche Rahmenbedingungen – Arbeitsumgebung, Qualifikationsniveau, technisch Infrastruktur – prägen die Nutzungssituation? Diese Analyse bildet die Grundlage für digitale Arbeitsanleitungen, die nicht nur formal korrekt, sondern tatsächlich im Betrieb verwendbar sind.

Das Ergebnis ergänzt bestehende Verfahrens- und Arbeitsanweisungen um die Erfahrungsschicht, die in formalen Dokumenten typischerweise fehlt: Schnellzugriff für Erfahrene, ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Einsteiger, klar hervorgehobene Warnhinweise und eine Struktur, die Suchaufwand und Fehlerquellen reduziert. Zusätzlich entsteht eine didaktische Handlungshilfe, mit der Unternehmen das erarbeitete Prinzip auf weitere Anweisungen übertragen können.

Ein Projekt mit einem internationalen Halbleiterhersteller zeigt, was passiert, wenn Erfahrungswissen systematisch in digitale Arbeitsanleitungen überführt wird.

Ausgangspunkt war eine mehrseitige, textlastige Verfahrensanweisung für einen komplexen Rüstprozess. Die Nutzerbefragung vor Ort deckte typische Muster auf: Erfahrene Fachkräfte sprangen direkt zu den Schritten, die sie kannten und übersahen dabei gelegentlich sicherheitsrelevante Passagen. Weniger erfahrene Kolleginnen und Kollegen verloren sich im Fließtext und fragten nach, anstatt die Anweisung zu nutzen. Das Dokument war formal korrekt – aber im Arbeitsalltag kaum hilfreich.

Das Fraunhofer IFF analysierte den Prozess gemeinsam mit Expert:innen und Novizen: Wo entsteht Unsicherheit? Was wird mündlich weitergegeben, obwohl es in der Anweisung stehen sollte?
Auf dieser Basis entstand eine überarbeitete Arbeitsanleitung:

• Ein Schnellstart-Block zu Beginn jedes Abschnitts gibt erfahrenen Fachkräften direkten Zugriff auf die wesentlichen Schritte – mit Sprungmarken zum ausführlichen Teil.
• Die detaillierten Arbeitsschritte folgen einem einheitlichen Zwei-Spalten-Format: Handlungsanweisung links, kontextuelle Ergänzungen und Bildplatzhalter rechts.
• Sicherheits- und Warnhinweise sind visuell eindeutig abgesetzt und über eine standardisierte Symbolbibliothek (ISO 7010) konsistent gekennzeichnet.
• Ein verlinktes Abkürzungsverzeichnis und eine Fortschrittsanzeige reduzieren Suchaufwand und kognitive Belastung im laufenden Prozess.

Ein ausgewählter Prozessabschnitt sank von knapp 3.000 auf rund 2.500 Zeichen im Hauptdokument – bei vollständigerem Informationsgehalt durch den ergänzenden Schnellstart. Eine zuvor getrennte Teilprozessanweisung konnte vollständig integriert werden. Nutzende bewerteten das überarbeitete Dokument als deutlich übersichtlicher und handhabbarer.

Parallel dazu entwickelte das Fraunhofer IFF eine didaktische Handlungshilfe, die das Unternehmen in die Lage versetzt, weitere Anweisungen eigenständig nach demselben Standard zu optimieren. Auf Basis einer systematischen Evaluation verschiedener KI-Ansätze entstand zusätzlich ein empfohlener Workflow: Gezielte KI-Funktionen in Word unterstützen die Textumstrukturierung an ausgewählten Stellen – bei voller Kontrolle durch den menschlichen Ersteller. Vollautomatische Lösungen erwiesen sich als weniger geeignet, weil Nachvollziehbarkeit und inhaltliche Verantwortung nicht delegierbar sind.

Ein guter Start muss nicht groß sein. Sinnvoll ist oft ein klar abgegrenztes Pilotvorhaben mit einer oder zwei ausgewählten Anleitungen. So lassen sich Anforderungen, Formate und spätere Rollout-Logik sauber prüfen, bevor weitere Dokumente folgen. Aus den vorliegenden Projekterfahrungen haben sich dafür drei typische Einstiege bewährt: Analyse, Pilot und Transfer.

Ein möglicher Ablauf:

• Analyse-Workshop: bestehende Dokumente, Nutzungssituation und Rahmenbedingungen erfassen
• Pilot mit ausgewählten Anleitungen: Struktur und Aufbereitung konkret umsetzen und mit Nutzenden reflektieren
• Transfer in die Breite: Template, Handlungshilfe, Schulung und optional KI-Workflow für weitere Dokumente bereitstellen 

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Falls sich kein Mailprogramm öffnet: pia.stuerzebecher@iff.fraunhofer.de

Fachlich verantwortlich:

Pia Stürzebecher – Bildungswissenschaftlerin für qualitative Forschungsmethoden sowie digitalen und KI-gestützten Erfahrungstransfer

Ronny Franke – Wissenschaftler für menschzentrierte Arbeitssysteme

Seite zuletzt fachlich geprüft: 04.2026