Digital-kollaborative Personaleinsatzplanung

Die Experten für Logistik- und Fabriksysteme des Fraunhofer IFF Magdeburg entwickeln und realisieren Lösungen, die betriebliche Akteure dabei unterstützen, variablen Produktions- und Leistungsanforderungen flexibel zu begegnen. Im Mittepunkt steht dabei die Gestaltung einer innovativen und menschzentrierten Personaleinsatzplanung, die betriebliche und persönliche Interessen gleichermaßen berücksichtigt und erfolgreich zusammenführt.

Für den Erfolg von Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stellen flexible Arbeitszeiten inzwischen einen entscheidenden Erfolgsfaktor dar. Hierbei trägt eine flexible Personaleinsatzplanung einerseits dazu bei, Kundenbedarfe zu erfüllen und Kapazitäten sinnvoll auszulasten, sowie andererseits die Motivation und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten zu fördern. Gleichzeitig ist ihre Umsetzung im Betrieb von verschiedenen Herausforderungen berührt und oftmals insbesondere durch sich stetig und dynamisch verändernde Kundenbedarfe, fehlende Lösungen zur IT-Unterstützung sowie heterogene Datenstrukturen erschwert. Das integrierte Erreichen verschiedener Ziele wird dadurch regelmäßig relevant vermindert.

Ein interdisziplinär besetztes Team engagiert sich deshalb für die Gestaltung flexibler und unternehmensindividueller Personaleinsatzplanungskonzepte. Es verbindet hierfür umfassende Projekterfahrung und neueste wissenschaftliche Erkenntnis für die gleichzeitige Berücksichtigung ökonomischer, ökologischer und sozialer Aspekte.

Ein umfassendes Verständnis der Funktionslogik eines Unternehmens als komplexes sozio-technisches System bildet auch bei zunehmender Digitalisierung eine notwendige Voraussetzung zur Steuerung und Gestaltung logistischer Prozesse. Das Verstehen der Wechselwirkungen und Abhängigkeiten bestehender Prozesse sowie das Aufzeigen der vorhandenen Potenziale bilden daher oft den Ausgangspunkt einer erfolgreichen Kooperation. So begann auch die Zusammenarbeit mit der Rolls-Royce Deutschland Ltd & Co KG mit dem Ziel, Prozesse aufzunehmen und zu analysieren und auf dieser Grundlage die Potenziale zu identifizieren, die in der Dynamisierung und Optimierung der Personaleinsatzplanung am Standort Dahlewitz bestehen. Im Kern wurden dabei folgende Arbeitsschwerpunkte fokussiert:

• Aufnahme des Ist-Zustandes der kurz-, mittel- und langfristigen Personaleinsatzplanung mittels BPMN
• Ermittlung der produktionsrelevanten Mitarbeiterqualifikationen und notwendigen Zertifizierungen
• Erfassung betrieblicher Randbedingungen und Restriktionen
• Aufnahme des IT-Frameworks und Bewertung der Datenqualität und Integrationsfähigkeit
• Entwicklung einer Planungszielstellung und Übersetzung in eine Realisierungskonzeption
• Recherche zu geeigneten Methoden und bestehenden Standardsoftware-Produkten
• Erarbeitung eines Konzepts für die Umsetzung inkl. einer Nutzen- und Aufwandsabschätzung
• Vorschläge und Empfehlungen zur Konzeptrealisierung

Im Ergebnis ist innerhalb kürzester Zeit ein Konzept als Entscheidungsvorlage für das Management entstanden, welches die komplexen Zusammenhänge betrieblicher und individueller Perspektiven und Interessen transparent abbildet und zusammenführt. Durch die enge Einbindung betrieblicher Akteure und Interessenvertreter in die Konzeptionsphase konnte frühzeitig die Akzeptanz gesteigert und damit der Grundstein für die Umsetzung gelegt werden.

Nicht jede Standardsoftware lässt sich unmittelbar in den operativen Betrieb einführen. Insbesondere, wenn gegebene Funktionen nicht die betrieblichen Anforderungen erfüllen oder schon frühzeitig die Mitwirkung der Beschäftigten abgesichert werden soll, sind iterative Vorgehensweisen zu empfehlen, um bedarfsgerechte Lösungen gemeinsam zu entwickeln.  

Zusammen mit der Rolls-Royce Deutschland Ltd & Co KG wurde eine solche Vorgehensweise umgesetzt, in deren Rahmen die Entwicklung und Einführung einer Individualsoftware nach agilen und partizipativen Prinzipien erfolgte. Dabei etablierte sich folgende Arbeitsweise:

• Konzeption notwendiger Funktionen eines digital-kollaborativen Personaleinsatzplanungstools »DoPEP« zur Generierung von Lösungen für ausgewählte Anwendungsszenarien
  • Klärung notwendiger Funktionen aus der Perspektive verschiedener Nutzergruppen
  • Auswahl geeigneter Methoden zur Entscheidungsunterstützung und Feinkonzeption des Funktionsumfangs
• Rollenklärung und Geschäftsprozessgestaltung entsprechend ausgewählter technischer Funktionen im Rahmen eines betrachtungsbereichsübergreifenden Wirkungsgefüges
  • Rollenbezogene Entwicklung von Arbeitstypen und Arbeitsrhythmen
  • Kollaborative Workflowgestaltung anhand erster festgelegter technischer Funktionen
  • Ermittlung des Wirkungsgefüges: Konsequenzen der Selbst- und Prozessklärung für das systemische Wirkungsgefüge Personaleinsatzplanung im Unternehmenskontext
• IT-Konzeption, Implementierung und Integration
  • Erarbeitung einer Anwendungsarchitektur auf Basis eines Data-Lake-Konzepts mit offenen Schnittstellen
  • Entwicklung, Implementierung und Integration der Anwendung in das Arbeitssystem sowie Evaluation und Modifikation

Die Gestaltung der »DoPEP« ermöglicht es, die Anwendung in bestehende IT-Umgebungen zu integrieren und auf dynamische Veränderungen sowie ungeplante Ereignisse wirksam zu reagieren. Akute oder bevorstehende Personalüber- und -unterdeckungen werden hierfür zuverlässig sichtbar gemacht und erlauben ein proaktives Handeln. Mit Hilfe von Ansätzen der mathematischen Optimierung und des maschinellen Lernens lassen sich dabei entscheidungsunterstützende Vorschläge für verschiedene Nutzergruppen generieren und anwenderfreundlich visualisieren. Kurzfristige Anpassungsbedarfe und -möglichkeiten können so schnell überblickt und in ihren Auswirkungen beurteilt werden. Durch die integrative Systemlösung mit gemeinsamer Planungsoberfläche lässt sich zudem die Kommunikation der Akteure über kurze digitale Kommunikationswege gestalten.

Im Ergebnis gelingt es mit Hilfe von »DoPEP«, den Fokus der Personalplanung weg von der kurzfristigen Disposition wieder hin zur eigentlichen Planungsaufgabe zu wenden. Effekt für die Beschäftigten und das Unternehmen ist zunehmende Planbarkeit auf allen Ebenen. Abstimmungsaufwände werden reduziert, »Alibi-Tätigkeiten« von Mitarbeitenden entfallen und die Arbeitsproduktivität eingebundener Teams steigt um bis zu 20 Prozent. Zusätzlich ermöglicht eine digital unterstützte Personaleinsatzplanung eine schnellere Reaktionsfähigkeit bei kurzfristigen Auftragsspitzen und trägt so dazu bei, potenzielle Geschäftsverluste durch die Verbesserung der Liefertermintreue abzuwenden und die Kundenzufriedenheit zugleich nachhaltig zu steigern. Schließlich schafft »DoPEP« durch die transparente Einbindung der Mitarbeitenden wirksame Möglichkeiten zur Berücksichtigung individueller Planungsbedürfnisse und sichert so die kollaborative Gestaltung attraktiver Arbeitsbedingungen.